Flexibel en ondersteunend HR-beleid houdt Roche wendbaar

Eind 2017 ontwikkelde Roche wereldwijd een nieuw HR-beleid. In 2018 wordt dit nieuwe beleid stap voor stap geïmplementeerd. In onderstaand interview vertelt Charlotte Tonnaer, HR Advisor bij Roche Nederland, over het nieuwe beleid.

Wat houdt het nieuwe HR-beleid in?
“Het nieuwe HR-beleid is een filosofie, een kader. Het bestaat uit 4 processen, die gericht zijn op het: 1. Vinden van mensen, 2. Ontwikkelen van Mensen, 3. Belonen van mensen en 4. Verder bouwen aan onze organisatie. Met het nieuwe HR-beleid, veranderen we onze manier van werken. Het beleid is optimaal ondersteunend aan onze medewerkers en leidinggevenden, in plaats van dat processen leidend zijn. Onze medewerkers kunnen zo echt focussen op hun werk en het beste uit zichzelf halen. Het beleid biedt de vrijheid aan medewerkers en leidinggevenden om samen te werken op een manier die bij ze past. Eigen regie staat centraal en de afdeling HR faciliteert en coacht.”

Hoe draagt Workday bij aan de implementatie van het nieuwe HR-beleid?
“Het nieuwe HR-beleid is afgestemd op de wensen van medewerkers én de ontwikkelingen in de wereld om ons heen. Als organisatie moeten we dynamisch en wendbaar zijn. En onze medewerkers flexibiliteit en ondersteuning bieden. Een modern en gebruikersvriendelijk HR-systeem als Workday is hierbij onontbeerlijk. Het maakt eigentijds, flexibel en agile human resource management mogelijk.”

Workday is de tweede stap in de implementatie van het nieuwe HR-beleid. Wat was de eerste stap?
“De eerste stap was het invoeren van ‘check-ins’. Check-ins zijn korte, informele en frequente gesprekken tussen medewerker en leidinggevende over wat er op dat moment speelt en toe doet. Dit rond de thema’s: carrière, kwaliteiten, verbinding en bijdrage. Deze check-ins vervangen de statische cyclus van functioneringsgesprekken, doelen stellen aan het begin van een jaar en een beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar.”

Hoe worden dan nu doelen gesteld?
“Vanzelfsprekend worden er nog steeds doelen gesteld om onze organisatiedoelen te kunnen behalen en ervoor te zorgen dat medewerkers zich continu kunnen blijven ontwikkelen. Echter, de wereld om ons heen verandert erg snel. Onze manier van doelen stellen is nu ook flexibel. Dat houdt in dat medewerker en leidinggevende continu kijken wat er speelt en wat nu nodig is en hierop acteren. En indien nodig doelen aanpassen. Het Workday-systeem faciliteert medewerkers hierin.”

En hoe zit het met de beoordeling in het nieuwe HR-beleid?
“We werken in korte cycli, gericht op de dagelijkse praktijk. Meer in het hier en nu. Een medewerker kan hiervoor via Workday feedback ophalen bij een collega. Bijvoorbeeld over een samenwerking of over een specifieke competentie. Een medewerker kan hier dus meteen van leren en actie ondernemen, indien nodig. Als je pas aan het einde van het jaar feedback vraagt, zijn de meeste mensen vaak alweer vergeten wat er nu precies goed ging of wat er beter kon.”
“In het nieuwe beleid spreken we overigens niet meer over beoordelen, maar over de bijdrage die een medewerker levert. Dat is een hele andere en positieve manier van kijken. Wat doet een medewerker, hoe doet hij of zij dat – werkt iemand bijvoorbeeld goed samen – en welke impact behaalt hij of zij voor de patiënt? Hiermee zijn we heel gericht bezig om met elkaar te werken aan onze missie Doing now what patients need next.”

En hoe ondersteunt het nieuwe HR-beleid mensen in hun ontwikkeling?
“De ontwikkeling van medewerkers staat centraal tijdens hun check-ins met leidinggevenden. En natuurlijk bieden we onze medewerkers de mogelijkheid om opleidingen, trainingen en cursussen te doen. Naast het uitbreiden van kennis in vakinhoudelijke opleidingen, stimuleren we medewerkers ook aandacht te besteden aan hun persoonlijke ontwikkeling en de ontwikkeling van interpersoonlijke vaardigheden. Dit vinden we bij Roche erg belangrijk.”

“Ook zijn er veel kansen om je binnen Roche verder te ontwikkelen. Regelmatig stromen medewerkers door naar een andere functie, hetzij tijdelijk hetzij definitief, of doen medewerkers ervaring op bij een Roche-kantoor in het buitenland. Als er een vacature is, zullen we eerst kijken of er interne kandidaten zijn die mogelijk geïnteresseerd zijn en een goede kandidaat zijn. 96.000 medewerkers wereldwijd, dat is een immers enorme bron van potentie. Ook hier helpt het Workday-systeem bij. Via Workday kunnen medewerkers een profiel aanmaken. In deze profielen kunnen ze niet alleen hun ervaring vermelden, maar ook hun interesses en ambities. Dus bijvoorbeeld of ze open staan voor bepaalde functies of werken in het buitenland. Ook hebben medewerkers toegang tot profielen van hun 96.000 collega’s wereldwijd. Dit stelt ze in staat te netwerken en gebruik te maken van de kennis en expertise die al in het bedrijf aanwezig.”

Volgen er nog meer stappen in de implementatie van het nieuwe HR-beleid?
“Ja, gedurende de rest van het jaar zullen we stapsgewijs nieuwe elementen toevoegen die bijdragen aan het vinden van mensen, het ontwikkelen van mensen, het belonen van mensen en het verder bouwen van onze organisatie.”

Zelf werk je nu ruim 5 jaar bij Roche. Hoe ervaar je dit?
“Ik vind het heel leuk om te werken bij een multinational én tegelijkertijd binnen de kleinere setting in Nederland. Hier zijn we met ongeveer 180 collega’s. Door de manier waarop ik werd ontvangen bij mijn eerste gesprek en de warme, gedreven sfeer die me direct opviel, wist ik meteen ‘hier wil ik werken’. Én er is heel veel mogelijk binnen Roche. Als je interesse hebt om aan een project bij te dragen, dan kan dat. Ook als het in eerste instantie niet bij je functie hoort. Dat houdt het werk gevarieerd en zorgt ervoor dat je je kunt ontwikkelen. Ik ben dan ook nog lang niet uitgeleerd bij Roche.”
“Ook dragen de leuke en inspirerende collega’s er voor mij elke dag weer aan bij dat ik met veel plezier naar mijn werk ga. De diversiteit aan collega’s is groot. Maar allemaal werken we vanuit dezelfde passie voor de patiënt. En we hebben een gedeelde arbeidsethos. Iedereen wil continu leren en groeien en bijdragen aan de organisatie. Dit doen we door te pionieren en door zelfreflectie. Zo groeien we als organisatie en zorgen we ervoor dat we onze missie Doing now what patients need next leven. Het mooie van het nieuwe HR-beleid vind ik dat het mooi aansluit bij onze arbeidsethos en ons optimaal ondersteunt om onze doelen te behalen.”