Cees van Straalen, manager supply chain & logistics

Altijd beschikbaar voor patiënt die medicatie nodig heeft

Mijn afdeling zorgt ervoor dat de juiste medicijnen op tijd beschikbaar zijn voor de patiënten die ze nodig hebben. We zijn verantwoordelijk voor het hele traject vanaf productie tot aflevering bij de klant. Sinds 1999 werk ik voor Roche. Daarvoor heb ik diverse functies op het gebied van Inkoop, Supply Chain & Logistics gehad. Ik vind het boeiend mijn expertise in te zetten voor deze bijzondere branche. Het op tijd leveren van medicatie heeft toch veel meer impact dan bijvoorbeeld het leveren van een breedbeeldtelevisie.

Complex proces

We werken met zijn vieren. Eén collega doet de forecast. In overleg met Productmanagement bepalen wij wat wij tussen nu en drie jaar in Nederland nodig denken te hebben en geven dat door aan het hoofdkantoor in Bazel. Dat is uiteraard een complex proces gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verwachtingen over de toekomst. Bazel heeft die informatie nodig om de productie te kunnen plannen. Voor sommige producten moeten de grondstoffen soms wel vier, vijf jaar van tevoren worden ingekocht. Zo’n 3 tot 6 maanden van tevoren wordt de forecast verfijnd en het plan gefinaliseerd. Daarna is het de verantwoordelijkheid van een andere collega die de replenishment coördineert, de tijdige aanvulling op de voorraad. Soms moeten we een product bijvoorbeeld eerder hebben, dan verwacht. Soms ontstaat vertraging en hebben we het minder snel nodig.

Uitdaging

Roche voert ongeveer 40 producten, maar van elk product bestaan verschillende doseringen en doseringsvormen. Het medicijn kan bijvoorbeeld intraveneus worden toegediend, of in tablet-,  capsule- of suspensievorm. Er kunnen doseringen zijn van 1 tot 800 mg. In totaal hebben we zo’n 100 Stock Keeping Units, zoals dat heet. Dat maakt het plannen tot een interessante uitdaging. Een derde collega is verantwoordelijk voor customer service: hij neemt de orders aan van groothandels, ziekenhuizen of apothekers en zorgt ervoor dat die goed verwerkt worden. Zelf ben ik onder andere verantwoordelijk voor de contacten met de groothandel en met onze logistieke partners: het distributiecentrum en onze transporteurs.

Nieuw

Ik ben ook verantwoordelijk voor de launch producten. Bij een nieuw product is er intensief overleg over de verwachtingen en tijdslijnen. Na goedkeuring door de EMA moet de vergoeding in Nederland worden aangevraagd. Daar staat geen vaste termijn voor, zodat het lastig is om in te schatten wanneer we daadwerkelijk aan de markt kunnen gaan leveren. Ook de houdbaarheidsdatum van deze producten is verschillend. Een nieuw product heeft doorgaans een kortere vervaldatum dan onze established producten omdat de uiterste stabiliteit dan nog niet is vastgesteld. Al die factoren maken dat het een hele kunst is om het medicijn op het juiste moment beschikbaar te hebben.

Veiligheid

Patiëntveiligheid is cruciaal in ons werk. Er is een intensieve samenwerking met de Quality afdeling om die te waarborgen. Er gelden strenge regels om de kwaliteit te bewaken, zoals de richtlijnen voor Good Manufacturing Practices en Good Distribution Practices. Koelproducten moeten opgeslagen en vervoerd worden bij een temperatuur van 2 tot 8 graden. Voor kamertemperatuurproducten betekent dat een temperatuur van 15 tot 25 graden. Wij werken met temperatuur gecontroleerd transport in voertuigen met dubbele compartimenten. Een gekoeld deel en een deel dat op kamertemperatuur is. Daardoor kunnen wij alles in één keer afleveren en voorkomen we dat er twee keer naar dezelfde klant wordt gereden.

Studiemedicatie

Een aparte groep is de medicatie die in klinische studies gebruikt wordt. Dat kunnen producten zijn die gewoon op de markt zijn, maar waar nader onderzoek naar wordt gedaan. Deze medicatie moet apart worden gelabeld als studiemedicatie voor elke individuele studie. Daarnaast worden er studies gedaan met medicijnen die nog niet op de markt zijn en dus nog niet voorzien zijn van een productnaam. Bij deze vroege-fase studies gaat de medicatie vaak rechtstreeks vanuit de productielocatie naar de onderzoeksites. Dat wordt gecoördineerd in overleg met de Medical Manager.

Vervalsing voorkomen

Een belangrijke ontwikkeling voor ons is de serialisatie van producten. Sinds februari 2019 staat er op elke verpakking een uniek serienummer om vervalsing te voorkomen. Een 2D-barcode moet door de zorgprofessional worden gescand om te verifiëren of het gaat om een uniek product dat afkomstig is van Roche. Als het nummer al eerder gebruikt is, zou dat kunnen wijzen op een vervalsing. Het product zal dan geblokkeerd worden voor uitlevering aan de markt en een verder onderzoek van de oorzaak zal direct worden gestart.

24/7

Ook een trend is dat afnemers steeds kortere levertijden verwachten, wat met al die regelgeving best lastig is. Wij zorgen ervoor dat onze medicijnen altijd beschikbaar zijn voor de patiënten en anticiperen zoveel mogelijk op de verwachte vraag. In noodgevallen zijn wij ook na kantooruren bereikbaar om problemen rond een plotseling tekort op te lossen. Het belang van de patiënt staat uiteraard centraal en daar werken wij dagelijks keihard aan!