Algemene Voorwaarden deelname aan door Roche Nederland B.V. gefaciliteerde medische congresreizen

 

  • Roche Nederland B.V. (hierna: ‘Roche’) conformeert zich volledig aan de Gedragscode Geneesmiddelenreclame van de Stichting Code Geneesmiddelenreclame (CGR), de Geneesmiddelenwet en aan de van toepassing zijnde interne richtlijnen van Roche.
  • Uitgangspunt hierbij is dat het ‘strengste’ regime geldt. Soms kan het zijn dat de interne richtlijnen van Roche stringenter zijn dan de vereisten van de CGR. Door deelname aan de congresreis stemt u in met de Algemene Voorwaarden van Roche. U, als deelnemer, en Roche zijn van mening dat deze Voorwaarden in overeenstemming zijn met de huidige regelgeving. Mocht door wijziging van wetgeving, interne Roche richtlijnen en/of zelfregulering dit ten aanzien van één of meerdere voorwaarden niet langer het geval zijn, dan is Roche bevoegd deze eenzijdig aan te passen.
  • Deelname aan een door Roche gefaciliteerde congresreis is uitsluitend mogelijk voor een ‘beroepsbeoefenaar’ (hierna: ‘de deelnemer’) conform de definitie van de Geneesmiddelenwet.
  • Deze mag -onder strikte voorwaarden- ‘gunstbetoon’ ontvangen van een vergunninghouder zoals Roche. Onder gunstbetoon verstaan we het door Roche regelen en deels vergoeden van reis, verblijf, maaltijden en registratie voor het congres.
  • Voordat de congresreis zal plaatvinden ontvangt u van ons een schatting van de hoogte van de totale kosten. De hoogte van geschatte totale kosten is gebaseerd op een indicatie van vluchttarieven, registratie (‘early bird tarief’), hotelkosten en een optelsom van de services (transfer(s) en diners). Tijdens congresperiodes kunnen tarieven echter verhoogd zijn ten opzichte van de geschatte kosten of de kosten tijdens andere periodes: Roche is ingevolge de Gedragscode verplicht de daadwerkelijk gemaakte kosten door te belasten aan de deelnemer.
  • Roche biedt de deelnemer de keuze om 100% of 50% van de totale kosten als eigen bijdrage zelf te betalen. De aanmelding is pas definitief na het invullen van de Overeenkomst Gastvrijheid, welke de deelnemer ontvangt na online inschrijving, én na de ontvangst van het door de deelnemer ingevulde en ondertekende machtigingsformulier. Met dit machtigingsformulier geeft de deelnemer toestemming aan Roche om de eigen bijdrage (100% of 50% van de kosten van deelname) af te schrijven van zijn/haar rekening. Uiterlijk 3 maanden na afloop van het congres stuurt Roche de deelnemer een gespecificeerde kostenopgave toe.
  • Conform de Gedragscode Geneesmiddelenreclame en op grond van interne Roche richtlijnen en nogmaals specifiek benoemt in deze Algemene Voorwaarden:
    • De deelnemer mag enkel van één vergunninghouder gunstbetoon ontvangen bij deelname aan het congres;
    • Deelname is niet mogelijk als de deelnemer vergezeld wil worden door een partner of gezinslid, ook niet als dit volledig voor eigen rekening komt;
    • Indien de deelnemer voorafgaand aan óf na afloop van de congresreis een vakantie of andere privé-aangelegenheid aan de congresreis verbindt, dan dient de deelnemer zelf de (vlieg)reis en eventuele extra hotelovernachting(en) te boeken en te betalen (100%). Roche mag in dat geval geen dienstverlening en/of gunstbetoon verlenen voor de (vlieg)reis en de extra overnachting(en);
    • Indien de deelnemer voorafgaand aan óf na afloop van de congresreis werkzaamheden verricht voor een andere vergunninghouder/partij en hierdoor moet afwijken van het groepsschema, dan dient de deelnemer dit, voorafgaand aan zijn/haar online inschrijving, formeel met Roche af te stemmen. Gunstbetoon door Roche is niet vanzelfsprekend;
    • Indien de deelnemer voorafgaand aan óf na afloop van de congresreis verplichtingen heeft in Nederland en daardoor afwijkt van het groepsschema, dan dient de deelnemer dit, voorafgaand aan zijn/haar online inschrijving, formeel met Roche af te stemmen. Gunstbetoon door Roche is niet vanzelfsprekend;
    • Roche vergoedt, conform de overeengekomen eigen bijdrage, enkel eten en drinken behorende bij het diner. Kosten die de deelnemer zelf maakt, zoals de kosten voor een minibar of drankjes na afloop van het diner in een hotelbar of een lokaal etablissement, komen volledig voor eigen rekening van de deelnemer.
    • Roche gaat er vanuit dat de deelnemer reist conform het voorgestelde groepsschema. Indien de deelnemer wenst te reizen met een ander vervoermiddel óf vanaf een andere luchthaven, dan dient de deelnemer dit, voorafgaand aan zijn/haar online inschrijving, formeel met Roche af te stemmen. Gunstbetoon door Roche is niet vanzelfsprekend.
    • De geschatte eigen bijdrage is op basis van tickets geboekt in economy class. Onder voorbehoud van beschikbaarheid is het op verzoek van de deelnemer mogelijk om stoelen te upgraden naar economy comfort (of soortgelijk, afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij). Roche vergoedt 50% van de meerkosten van de upgrade naar economy comfort. De meerkosten voor een upgrade naar een stoel in business class zijn 100% voor de deelnemer.
    • Roche verwacht dat de deelnemer ter plaatse volledig deelneemt aan het congresprogramma en de diners. Roche houdt daarbij rekening met samenstelling en aantallen reserveringen.
    • In de berekening van de eigen bijdrage zijn door Roche georganiseerde diners opgenomen.
    • Roche streeft ernaar de congresinschrijvingen te doen binnen de termijn van ‘early registration’ en houdt rekening met ‘membership discounts’, mits tijdig bij ons aangemeld.
    • Roche heeft een collectieve reis- en annuleringsverzekering afgesloten. Een dekkingsoverzicht is op aanvraag beschikbaar.
    • Indien de deelnemer na aanmelding zijn/haar inschrijving annuleert en Roche de gemaakte kosten niet kan verhalen op een reis-en of annuleringsverzekering, brengt Roche 50% van de reeds gemaakte en dus niet terug te vorderen kosten bij de annulerende deelnemer in rekening. Het door Roche betaalde deel van de annuleringskosten zullen als ‘Kosten gastvrijheid’ in het Transparantieregister Zorg op naam van de annulerende deelnemer worden vermeld.
    • Roche behoudt zich het recht voor om de reis te annuleren bij te weinig aanmeldingen. De deelnemer ontvangt hier minimaal 2 maanden voor aanvang van het congres bericht van. De hieruit voortvloeiende annuleringskosten (verbonden aan reis, verblijf en/of registratie) zijn voor rekening van Roche.
    • Roche behoudt zich het recht voor de reis te annuleren bij ernstige incidenten of dreigende calamiteiten op de plaats van bestemming. De hieruit hieruit voortvloeiende annuleringkosten (verbonden aan reis, verblijf en/of registratie) zijn voor rekening van Roche.
    • Roche kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen en/of annuleringen van vluchten door toedoen van luchtvaartmaatschappijen of weersomstandigheden.
    • Roche kan geen verantwoordelijkheid dragen voor tijdens de reis kwijtgeraakte of gestolen eigendommen van de deelnemer. De deelnemer zal deze, na politieaangifte, via de eigen reisverzekering moeten claimen.